Circulaire du 31 juillet 2001 relative à la mise en oeuvre de l’ARTT pour les personnels relevant de la DGA en application du décret du 25 août 2000

direction generale de l’administration

Mission Aménagement et Réduction du Temps de Travail

Affaire suivie par Etienne GUEPRATTE et Virginie MAGNANT.

Direction du Personnel, de la Formation et de l'Action Sociale

Affaire suivie par Christian POUGET.

Le ministre de l’intérieur

à

Mesdames et Messieurs les Préfets de métropole et d’outre mer

Monsieur le Préfet de Police

Mesdames et Messieurs les directeurs généraux, directeurs

et chefs de service de l’administration centrale

Par instruction du 29 novembre 2000, puis par circulaire n°INTA010047C en date du 2 février 2001, je vous ai informé du cadre général de la préparation de l’entrée en vigueur de l’ARTT pour les personnels relevant de la DGA.

Je vous ai également précisé l’avancement, au niveau de l’administration centrale, des travaux préparatoires à la mise en œuvre de l'ARTT, et vous ai demandé dans cette perspective, la mise en place de mettre en place d'une équipe-projet et de nommer un responsable ARTT chargé de la coordination du dispositif.

Le travail de diagnostic, désormais achevé sur les sites de référence, a fourni les éléments nécessaires à la réflexion sur les scénarios d’action. C'est sur cette base que mes services ont élaboré un " document d’orientation relatif à la mise en œuvre de l’ARTT pour les personnels relevant de la DGA ".

Le document initial, qui vous a été adressé par messagerie électronique le 15 juin dernier, a connu des évolutions importantes.

En effet, ses dispositions ont été soumises à l’examen des organisations représentatives des personnels dans le cadre d'une réunion qui s'est tenue le 20 juin.à l’occasion de nombreuses rencontres. La première réunion du 20 juin que je vous avais annoncée Cette première réunion a en effet été suivie par des rencontres bilatérales réunissant la DGA et chacune des organisations syndicales entre le 22 juin et le 2 juillet. .

Enfin, ce document a été examiné :

- par le CTP de l'administration centrale le 4 juillet ;

- par le CTP des le CTP des préfectures le 5 juillet ;

- par le CTP des systèmes d'information et de communication le 10 juillet ;

- par le CTP des le CTP des services techniques du matériel le 12 juillet ;

- par la et la commission paritaire ouvrière le 17 juillet.

Le CTP des conseillers de service social et des assistants de service social ainsi que celui du groupement des moyens aériens auront lieu dans la première quinzaine du mois de septembre.

L'administration a tenu à conduire cette concertation avec un souci constant de négociation et d'ouverture à l'égard des organisations syndicales représentatives. Celles ci ont pris acte du contenu de ce document et n'ont pas souhaité le soumettre à un vote.

Vous voudrez bien trouver en annexe le document en date du 31 juillet, tel qu'il résulte de la concertation conduite avec les organisations représentatives des personnels.

Il est à noter que la situation des préfets et des directeurs fera l’objet de travaux ultérieurs.

Le document d’orientation constitue le cadre général de la mise en œuvre de la réforme, à partir duquel les textes d’application du décret du 25 août 2000 seront élaborés et soumis aux CTP centraux compétents dès le début de l’automne en vue de l'entrée en vigueur de la réforme le 1er janvier 2002.

Ces textes, en cours d’élaboration, sont les suivants :

• un décret en Conseil d’Etat reprendra les dispositions relatives aux personnels pour lesquels il est nécessaire de déroger en permanence aux garanties minimales de l’article 3 (notamment les personnels du groupement des moyens aériens et des centres de déminage) ;
• un décret fixera les modalités de rémunération ou de compensation des astreintes ;
• un arrêté interministériel indiquera les cas où la durée annuelle du travail est réduite (notamment pour les agents travaillant dans les standards), établira la liste des cas de recours aux astreintes et déterminera le régime de travail des personnels répondant aux critères de l’article 10 du décret du 25 août 2000 ;

• des arrêtés ministériels définiront les cycles de travail auxquels peuvent avoir recours les services et préciseront leurs conditions de mise en œuvre pour ceux des cycles qui le nécessiteront (cas notamment des personnels des systèmes d’information et de communication, des personnels du groupement des moyens aériens et des centres de déminage, des personnels techniques et de service, des travailleurs sociaux et des ouvriers d'Etat).

Ces textes une fois rendus applicables vous permettront de définir, en concertation avec les représentants locaux du personnel, les nouveaux modes d’organisation des services.

1. La poursuite de la préparation dans vos services de la mise en œuvre de l'ARTT

Votre rôle au niveau local sera déterminant : c’est en effet aux services dont vous avez la charge qu’il reviendra de faire vivre les principes définis au niveau ministériel pour permettre non seulement une réduction effective de la durée de travail, mais aussi un aménagement du travail propre à maintenir un haut niveau de qualité du service public et à répondre aux attentes des usagers.

La mise en place de cette réforme sera facilitée par le " diagnostic ARTT " que vous avez engagé selon la méthodologie définie dans le Classeur du chef de projet élaboré par la MARTT – DGA et conformément à mes instructions précitées en date du 2 février 2001.

Je vous demande de veiller à l'achèvement de ce travail de diagnostic, selon les grandes lignes qui vous sont désormais connues.

Dans l'attente de l’entrée en vigueur des textes réglementaires annoncés, vous vous attacherez à poursuivre le dialogue entamé avec les organisations représentatives du personnel et les agents.

Vous veillerez tout d’abord à informer le comité technique paritaire, les organisations syndicales et l’ensemble du personnel des dispositions du décret du 25 août 2000 et du document d’orientation. A cet effet, vous veillerez notamment à ce que ces documents soient directement accessibles aux agents en les mettant en ligne sur le site intranet de votre préfecture. Ils le seront également sur le site de la MARTT.

Il conviendra également d'informer et d'associer les personnels qui, tout en étant sous votre autorité, ne sont pas représentés au sein du CTP local (personnels des corps des systèmes d'information et de communication et personnels des services techniques du matériel).

S’agissant des services à statut particulier tels que, notamment, les SGAP, ils feront l'objet de dispositions spécifiques qui vous seront précisées ultérieurement.

Vous ne manquerez pas de continuer à mobiliser les personnels d’encadrement dans cette démarche.

D’une manière plus générale, il s'agira d’insister sur les objectifs de la réforme pour mettre en perspective ses principales dispositions : l'amélioration de la qualité de service aux usagers, la plus grande équité entre les fonctionnaires, le renforcement du dialogue social, la modernisation des modes de fonctionnement et la recherche d’un bénéfice tangible pour les agents.

Vous associerez étroitement vos collaborateurs, chargés de fonction d'encadrement, à cette phase. En effet, il importe au plus haut point que les futurs responsables de la mise en œuvre de la réforme puissent être étroitement impliqués en amont dans l'élaboration de ces propositions, afin notamment d’en évaluer la faisabilité. De la même façon et conformément aux dispositions de ma circulaire du 2 février, il est essentiel que vous associiez également les organisations syndicales représentatives de telle sorte qu'un dialogue approfondi puisse se nouer.

Votre vigilance doit tout particulièrement porter sur les points suivants :

§ La recherche d’une plus grande équité a justifié, en particulier, la conception de nouvelles règles relatives à la définition et la durée du temps de travail devant permettre d’harmoniser des situations de travail antérieures disparates.

Je vous demande de veiller avec toute l'attention nécessaire à la stricte application de ces règles dans vos services. C’est notamment le cas de la définition du temps de travail effectif et du décompte annuel de 1600 heures dans les conditions définies par le document d'orientation.

L’ensemble des propositions de scénarios ARTT que vous élaborerez devra donc prendre en compte dans les jours ARTT prévus par le ou les cycles de travail choisis, tous les jours de repos en usage localement qui ne seraient pas énumérés dans le document d’orientation.

§ L’amélioration de la qualité du service rendu aux usagers doit être un objectif fondamental des dispositions que vous retiendrez après concertation pour réorganiser le temps de travail. C'est notamment le cas de l'accueil des usagers en préfecture pour lequel un document méthodologique est en cours d'élaboration.

Vous respecterez, pour construire vos hypothèses de travail, les règles fixées par le document d’orientation relatif à l'ARTT ci annexé.

Elles ont été conçues en termes suffisamment généraux pour permettre l'application de l’ARTT en prenant en compte la réalité des situations locales que vous êtes seuls à même d’apprécier. Elles vous donnent ainsi les marges d’autonomie nécessaires pour adapter l’organisation du service, s’agissant, en particulier :

• des modalités d’organisation du temps de travail retenues par unité ainsi que des règles de programmation des jours ARTT , incluant, le cas échéant, les périodes pendant lesquelles les contraintes d'activité sont estimées telles que la prise de jours ARTT n'est pas possible, sauf autorisation exceptionnelle ;
• de la définition des cycles retenus, la liste des unités ou emplois qui y sont soumis, des conditions de mise en œuvre de ces cycles, des horaires d'ouverture et de fermeture des services (sous la réserve expresse de respecter une amplitude hebdomadaire moyenne de 40 heures) et des horaires de travail en résultant. A cet égard, si plusieurs modalités de cycles peuvent coexister à l’intérieur de votre service en raison des spécificités de telles ou telles fonctions, vous serez attentifs à la bonne lisibilité du système global, vecteur d’une meilleure acceptation et d’une gestion plus simple. Je rappelle, à cet égard  que le cycle hebdomadaire de travail doit être considéré comme le cycle de référence ;
• des différents régimes d’horaires possibles (fixes collectifs, variables) et de leur règle de gestion, ainsi que, le cas échéant, des périodes durant lesquelles la règle des 50% de présence pourra être assouplie ;
• de la liste des emplois d’encadrement ou de conception compte tenu de l’exercice ou non pour les agents concernés du droit d’option individuel prévu par le document ;
• des unités ou emplois où un dispositif d’astreinte est susceptible d’être mis en œuvre, en veillant à en réserver strictement l’emploi, ainsi que les régimes d’astreintes applicables.

Vous respecterez, en matière de cycle hebdomadaire, les trois formules retenues dans le document d'orientation. Dans la plupart des cas, le cycle de travail hebdomadaire devra être privilégié car il recouvre les rythmes de travail les plus fréquemment usités.

§ Vous vous attacherez enfin à vérifier le caractère efficace et opérationnel de ces propositions.

Elles devront contenir en particulier un descriptif précis des pistes organisationnelles favorisant le changement de régime (c'est à dire en tant que de besoin, nouveaux modes de management et d’organisation des bureaux et services, procédures à réviser, moyens matériels et techniques à améliorer... ).

Dès que la base réglementaire définie précédemment aura été arrêtée, c'est à dire au début octobre, vous serez alors en mesure d'opérer, parmi les scénarios préalablement identifiés, une sélection des modes d'organisation qui vous permettra de bâtir le projet de règlement intérieur destiné à définir l'ensemble des nouvelles règles d'organisation du travail des services.

Il vous appartiendra de réunir le comité technique paritaire du service pour lui soumettre l'arrêté préfectoral et ce projet de règlement intérieur dans des délais permettant la mise en œuvre de la réforme au 1er janvier 2002, sauf circonstances dérogatoires très particulières dont vous devriez le tenir informé.

Si, en effet, des raisons opérationnelles liées à l'accomplissement de missions gouvernementales impérieuses le justifient, le document d'orientation a prévu un régime transitoire permettant de maintenir le régime de travail actuel jusqu'au 1er juillet 2002.

Des instructions complémentaires vous seront adressées en temps utile sur l’éventuelle mise en œuvre de ce régime transitoire.

D'ores et déjà, j’attire votre attention sur la nécessaire généralisation des systèmes d’enregistrement et de décompte du temps de travail afin d’assurer le respect des garanties minimales et permettre la gestion des heures supplémentaires réellement effectuées.

Vous vous assurerez, partout où ils existent déjà, que leurs fonctionnalités s’adaptent aux nouvelles règles issues des textes précités. Ailleurs, vous pourrez utilement vous inspirer des préconisations en cours d’élaboration au niveau central pour la mise en place de tels dispositifs, et qui vous seront adressées dans les meilleurs délais.

1. Le dispositif d’accompagnement

Je vous confirme qu'un dispositif d’accompagnement vous aidera à mettre en place l'ensemble de cette réforme selon trois axes prioritaires.

En premier lieu, le plan de communication sur l’ARTT permettra la diffusion d’une nouvelle plaquette d'information s'adressant à tous les agents. En complément du " Mini-guide ARTT ", elle précisera le nouveau dispositif en vigueur.

En second lieu, les actions de formation seront prolongées par deux initiatives :

• la première, à destination du responsable ARTT et d’un second collaborateur, complétera la formation du mois de mai par des "journées thématiques" organisées début octobre ; des instructions complémentaires vous parviendront à ce sujet dans les jours qui viennent ;
• la seconde, destinée aux responsables de ressources humaines permettra, tout au long de l’année 2002, de les former à la gestion du nouveau dispositif.

Enfin, un outil permettant de mutualiser les réponses aux questions des agents sur le dispositif et de faire circuler les bonnes pratiques est en cours d’élaboration; il sera très prochainement accessible sur le site de la MARTT. Il vise à renforcer l’information disponible à destination tant des agents que des gestionnaires locaux de la réforme.

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Je vous demande de bien vouloir me rendre compte pour le 15 septembre prochain et sous le présent timbre des dispositions que vous aurez prises pour assurer la mise en œuvre de la présente circulaire et de me faire part des difficultés qu'elle pourrait soulever en ce qui vous concerne.